Ya en ocasiones anteriores tuve la oportunidad de facilitar talleres y charlas Design Thinking con equipos presenciales.
En estas actividades siempre ha habido una gran energía y entusiasmo de los participantes, quienes con mucha creatividad han resuelto los diferentes casos planteados. Esto en parte se debe a lo potente que es el poder interactuar en equipo en un mismo espacio físico, algo que fomenta el intercambio de ideas y la colaboración.
Pero ¿qué sucede cuando tus equipos o parte de ellos no están en el mismo lugar? ¿Qué sucede cuando una pandemia obliga al confinamiento de todo un planeta y a crear escenarios remotos a la fuerza?
Es precisamente en este contexto, donde, no solo la adaptación, sino también el aprovechamiento de herramientas de comunicación virtual, se vuelve sumamente relevante. ¿Funciona en todas las industrias? ¿Funciona para todos? No necesariamente.
Para los que hacemos facilitación de talleres y charlas, sacar provecho de esta modalidad, es indispensable y, además, un reto enorme.
Los fundamentos del taller no cambian
Los 2 aspectos más importantes de un taller de Design Thinking aun son válidos: El problema a resolver y la gente que se ha juntado para resolverlo.
Enterprise Design Thinking
Llevando la experiencia a lo virtual
Les cuento el caso particular del Design Thinking Workshop que venimos realizando desde el 2019 con mis colegas de Sinergia. Este taller, por su naturaleza de trabajo colaborativo, siempre ha sido presencial (y así debería seguir siendo), sin embargo, hace un par de meses nos propusimos llevarlo a lo virtual, lo que implicó una reformulación de aspectos como las herramientas a usar, el tipo de casos a solucionar y, evidentemente la comunicación con los participantes.
Algunos tips y aprendizajes
La preparación es clave
Recordemos que, en gran parte de la experiencia, dependeremos de servicios tecnológicos virtuales e incluso del Internet. Es importante planificar al detalle las actividades, tiempos y recursos que necesitaremos para cada paso.
Para este punto, me he apoyado en una especie de cronograma de actividades que me permite saber exactamente qué hacer en cada momento del taller y los tiempos que tomará cada actividad (usando una simple hoja de Google Sheets).
El contacto con los participantes
Que cada uno de los asistentes a las actividades tenga claro el objetivo (o los objetivos), las herramientas a usar, el cronograma de actividades y se sienta seguro de que puede contar con el apoyo de los organizadores y el facilitador en todo momento. Para esto es útil Whatsapp y Notion (lo veremos más adelante).
El poder de los rompe-hielo (icebrakers o warm ups)
Esta actividad temprana es importante en cualquier escenario, ya sea virtual o presencial y es el momento perfecto para liberar la tensión de haber llegado a una sala y no conocer a nadie y tener diferentes expectativas de lo que se viene.
Se trata ejercicios relajados en los que, por ejemplo, cada participante comparte una foto suya o se dibuja (utilizando una herramienta como Mural o en simple papel) y luego se presenta ante el resto de los participantes. Por experiencia, esta actividad logra relajar a los asistentes al haber tenido un contacto más informal y hasta gracioso con sus compañeros.
La creación de grupos
La forma de gestionar esto dependerá mucho de cómo esté estructurado el taller, sin embargo, en mi experiencia, es casi mandatorio tener listos los grupos antes de que todo inicie. Esto se debe principalmente a que queremos lograr la mayor diversidad (de género y de industria/experiencia) en cada uno de ellos.
Recordemos que parte del éxito de Design Thinking se debe a la multidisciplinariedad de sus miembros.
Prendamos la cámara
Este tip, aunque no es mandatorio, es recomendado. Crea un contacto más personal con los participantes y en especial con tu propio equipo. Permite además compartir expresiones e incluso mostrar cosas en la cámara para comunicar mejor una idea.
¿Qué herramientas recomiendo?
No es una lista definitiva, pero sí un buen punto de partida y probadas en experiencias reales.
Zoom: Si bien es cierto que otras herramientas brindan funcionalidades similares, e incluso sin costo, Zoom se ha convertido casi en un estándar para las reuniones virtuales y trabajo en equipo. Una característica indispensable es la posibilidad de trabajar con espacios independientes por equipo (breakout rooms), aunque esta característica tiene muchas falencias de UX, pero eso lo analizaremos en otro post.
Mural: Otra herramienta que se ha convertido en casi un estándar de trabajo colaborativo. Uno de sus fuertes es precisamente la posibilidad de trabajar simultáneamente y con gran fluidez en casi todos los tipos de herramientas / canvas / tableros utilizadas hoy en día.
Notion: Una herramienta sencilla en su concepto, pero poderosa para gestionar contenido. Principalmente utilizada para organizar información relevante de una reunión, taller o proyecto, en páginas y grupos de información fácilmente editables y accesibles para todos los participantes.
Whatsapp: Algo obvio quizá, pero siendo una aplicación utilizada por casi todo el mundo, resulta sencillo que se la incorpore como herramienta de comunicación alterna para todo el equipo y esto incluye a los organizadores y al facilitador. Además se convierte en un medio para compartir avisos relevantes e información de utilidad durante y posterior al taller.
Otras alternativas de herramientas
- Google Meet: para reuniones remotas. Es gratis (por ahora).
- Goto Meetings: Similar a Zoom.
- Google Docs: Para compartir documentos y trabajar colaborativamente.
- Miro: Similar a Mural.
- Slack: Para comunicación y organización de los equipos.
- Invision: Principalmente para prototipado digital, pero incluye herramientas colaborativas de sketching.
- Trello: Para gestión de tareas.
Conclusiones
Indiscutiblemente, el realizar talleres o trabajo en equipo de manera no presencial, es un reto que requiere una preparación adicional, sin embargo es totalmente viable.
El facilitador juega un papel fundamental en este proceso, no solo en la preparación previa, sino también en durante las actividades, manteniendo un ritmo equilibrado y resolviendo dudas.
Mi cuestionamiento principal, en esta metodología en particular, es que el trabajo colaborativo de la creación de un prototipo y la etapa de validación, son limitadas por la naturaleza misma de la virtualidad. Aunque hay formas de realizarlas, la experiencia no logra ser la misma.
¿Quieres conocer más de Design Thinking?
Te invito a revisar los talleres y charlas que ofrezco y seguirme en redes, donde comparto artículos al respecto y también las #capsulasInnovacion
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